En resumen: la factura electrónica de Panamá la valida un PAC autorizado por la DGI. Tú necesitas tu cuenta con un proveedor (un PAC, o un sistema como Alegra que emite por uno), definir con tu contador cómo manejas el ITBMS y conectar ese proveedor con el sistema donde cobras. Así la factura sale sola cuando la orden queda pagada.
Qué es la factura electrónica de la DGI
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura de papel y a la impresora fiscal. En Panamá forma parte del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP), que administra la Dirección General de Ingresos (DGI).
La diferencia con un recibo común es que la factura electrónica tiene validez fiscal: antes de llegar a tu cliente, alguien autorizado la revisa y la registra. Ese alguien es el PAC.
Un recibo o un comprobante de pago impreso por tu sistema no es una factura electrónica, aunque lleve tu logo, tu RUC y el detalle de la reparación.
Qué hace un PAC
PAC quiere decir proveedor de autorización calificado. Es una empresa autorizada por la DGI que:
- recibe la factura que mandas desde tu sistema;
- revisa que tenga los datos obligatorios (RUC del emisor, receptor, ítems, ITBMS y totales);
- le da la autorización de uso y le asigna el CUFE;
- la envía a la DGI.
La DGI publica en su sitio la lista oficial de PAC autorizados. Ahí aparecen, entre otros, The Factory HKA, Ideati (la empresa detrás de eFacturaPTY), Factura Fácil y Gurusoft.
También hay sistemas contables, como Alegra, que no son un PAC pero emiten la factura a través de uno. Para el taller funciona igual: tienes una cuenta con el proveedor y él se encarga de la validación.
El CUFE y el código QR
Cada factura autorizada tiene dos datos que la identifican:
- CUFE: el código único de la factura electrónica. Lo asigna la validación y sirve para consultarla. Si después hay que corregir la factura, la nota de crédito la nombra por su CUFE.
- Código QR: al escanearlo se consulta la factura. Se arma con datos que da el PAC, incluido un código de seguridad propio. Por eso ningún sistema puede inventar el QR: tiene que usar el que devuelve el proveedor.
Cuando el cliente quiere la factura en papel, se le imprime una representación con los datos de la factura, el número, el CUFE y el QR. Si el cliente da su correo, también puede recibirla en PDF.
Cuándo se emite en un taller
En un taller el cobro casi nunca es de una sola vez: hay abono al recibir, quizás otro al aprobar la cotización y el saldo al retirar. Lo más ordenado es:
- Los abonos solo llevan recibo. Todavía no se sabe el total final ni si el cliente acepta la reparación.
- La factura se emite cuando la orden queda pagada, por el total de lo cobrado, con el detalle de repuestos y mano de obra.
- Si hay una devolución, la factura no se borra: se emite una nota de crédito que la referencia.
Anular una factura solo tiene sentido si la operación no se hizo. En la práctica, si el cliente ya se llevó el equipo, lo que corresponde es la nota de crédito.
ITBMS: 7 % y cómo poner tus precios
La tasa general del ITBMS en Panamá es 7 %, y es la que normalmente aplica a la reparación de equipos y a la venta de repuestos. Si algún ítem tuyo está exento, lo decide tu contador, no el sistema.
Antes de emitir conviene decidir cómo manejas tus precios:
- Mis precios ya incluyen el ITBMS. El cliente paga lo mismo que ve en la cotización y la factura desglosa el impuesto adentro.
- Sumar el ITBMS a mis precios. Cotizas sin impuesto y al total se le suma el 7 %.
Lo importante es no mezclar: que todo el equipo cotice igual y que el cliente sepa desde el principio si el precio lleva ITBMS o no. A fin de mes, tu contador necesita el ITBMS cobrado por período, separado de las ventas.
Qué pedirle a cada proveedor
Para conectar tu proveedor con un sistema de taller necesitas que te habilite el acceso por API (la conexión entre sistemas). Esto es lo que pide cada uno:
- Alegra: un plan que traiga API (en Panamá, el plan Plus; los planes más chicos no la traen). Necesitas el correo de tu cuenta y el token, que está en Alegra, Configuración, API - Integraciones con otros sistemas. La numeración de la factura la pone Alegra.
- The Factory HKA: el token empresa y el token password. Hay unos para pruebas y otros para producción, y los registros de pruebas no pasan a producción. Se piden a su soporte o a tu asesor. Pide también un punto de facturación exclusivo para el sistema del taller (por ejemplo, 002).
- Factura Fácil: el servicio FácilConnect contratado, la API key y el UUID de la empresa. El UUID de la sucursal, solo si tienes varias, y el punto de facturación si no es el 001.
- eFacturaPTY: el producto efactura API, con su client ID y su client secret; el usuario y la clave, si te los piden; y un punto de facturación exclusivo para el sistema del taller.
Con cualquiera, pide primero el ambiente de pruebas con una empresa de prueba. Emite un par de facturas de prueba antes de pasar a producción. Y nunca mandes tus tokens ni tus claves por chat: se cargan directamente en el sistema.
Errores comunes
- Creer que el recibo del sistema es la factura. Sin la validación del PAC no hay CUFE ni QR válidos.
- Facturar cada abono. Terminas con varias facturas por orden y notas de crédito si el cliente no acepta la reparación.
- Escribir la factura a mano en el portal del proveedor después de cobrar en el sistema. Se duplica el trabajo y aparecen diferencias de montos.
- Usar el mismo punto de facturación en el portal del proveedor y en el sistema del taller. La numeración choca.
Cómo lo resuelve FlujoFix
FlujoFix no es un PAC: se conecta a tu cuenta con Alegra (plan con API), The Factory HKA, Factura Fácil o eFacturaPTY. Lo activas en Configuración, Factura electrónica: prendes “Activar factura electrónica”, eliges tu proveedor, cargas tus credenciales y tocas “Probar conexión”. El plan del proveedor lo pagas aparte, directo a él. La función viene en todos los planes de FlujoFix en Panamá y te ayudamos a configurarla sin costo. Gurusoft y otros proveedores vienen pronto.
Cuando una orden queda pagada, la factura se emite sola por tu proveedor y el recibo sale con el número, el CUFE y el QR de la DGI. Si hay una devolución, se hace la nota de crédito. Si el proveedor no responde, FlujoFix reintenta solo y el cobro nunca se frena.
En Configuración eliges si tus precios ya incluyen el ITBMS o si se suma, aunque no uses factura electrónica. En Reportes tienes el ITBMS mensual, trimestral y anual, en Excel y PDF para tu contador. Planes desde $14.99 al mes, con 7 días de prueba.