En resumen: cuatro avisos por equipo (recibido, cotización, listo y recordatorio), siempre desde el número del taller, con número de orden y saldo. Con eso bajan las llamadas de “¿ya está mi celular?” y los equipos se retiran antes.
Por qué avisar bien cambia el día del taller
Cada vez que un cliente llama para preguntar por su equipo, alguien deja de reparar. Cuando el cliente recibe avisos claros en los momentos clave, ya no necesita preguntar. Además, un aviso de “listo” bien escrito, con el saldo y la forma de pago, hace que el equipo se retire antes y que el cobro sea más rápido.
Los cuatro momentos para avisar
- Al recibir: confirma que el equipo quedó en el taller, con su número de orden.
- Al cotizar: el diagnóstico, las opciones con precio y plazo, y cómo aceptar.
- Al terminar: que está listo, el saldo, cómo pagar y el horario.
- Recordatorio: si a los pocos días no lo han retirado.
Si un equipo se atrasa (por ejemplo, porque el repuesto no llegó), avisa antes de que venza el plazo prometido. Un aviso de atraso a tiempo se agradece; el mismo aviso después de que el cliente llamó, molesta.
Plantillas listas para copiar
Reemplaza lo que está entre corchetes. Escríbelas con el tono de tu taller.
Si tienes un enlace donde el cliente puede ver el estado de su orden, agrégalo en el mensaje de recibido: reduce todavía más las consultas. Para armar la cotización, mira cómo cotizar por calidad de repuesto.
Cómo pedir el pago en el mensaje
Indicar cómo pagar en el aviso de listo acelera el retiro. Según el país:
- Panamá: Yappy al número o comercio del taller, además de efectivo y tarjeta.
- Costa Rica: SINPE Móvil al número del taller, en colones.
- Bolivia: el QR de cobro del taller, que puedes enviar como imagen.
Cuando llegue el comprobante, registra el pago en la orden con su número de referencia y así la caja cuadra al cerrar (ver cómo cuadrar la caja).
WhatsApp personal, Business o API oficial
| Opción | Costo | Bueno para | Límites |
|---|---|---|---|
| WhatsApp personal | Gratis | Empezar | Mezcla clientes y familia; todo se escribe a mano. |
| App WhatsApp Business | Gratis | Taller pequeño | Respuestas rápidas y etiquetas, pero los avisos siguen siendo manuales y el número vive en un celular. |
| API oficial (WhatsApp Business Platform) | Meta cobra por mensaje de plantilla según el país | Varias personas o muchos avisos al día | Se usa a través de un sistema; las plantillas de aviso las aprueba Meta. |
Con la API oficial, los mensajes salen desde el número del taller sin depender de un celular en particular, y varias personas pueden atender las conversaciones desde una bandeja compartida.
Buenas prácticas
- Un número del taller, nunca el personal de un técnico: si esa persona se va, se lleva tus clientes.
- Pide permiso al recibir: “¿te avisamos por WhatsApp a este número?”. Anota el número en la orden.
- Mensajes cortos: lo importante en las dos primeras líneas.
- Siempre el número de orden, para que el cliente y el taller hablen de lo mismo.
- Respeta horarios: evita enviar avisos de noche.
- No uses la lista de clientes para promociones sin permiso. Además de molestar, puede hacer que bloqueen o reporten tu número.
- Deja constancia en la orden de cada aviso enviado, sobre todo de los recordatorios de retiro.
Cómo lo resuelve FlujoFix
FlujoFix se conecta a la API oficial de WhatsApp de Meta con el número de tu taller, y te acompañamos en la conexión. Avisas al cliente por WhatsApp con un clic desde la orden: el mensaje sale desde el número de tu taller con el nombre, el equipo, el número de orden y un enlace donde el cliente ve el estado de su reparación sin llamar. La cotización llega en PDF y el cliente la acepta con un toque.
En los planes Pro y Gold tienes además un bot de menú que responde precios y el estado de la orden a cualquier hora, y una bandeja compartida para que tu equipo atienda sin pasarse el celular. Los mensajes los cobra Meta directamente a tu número. Planes desde $14.99 al mes en Panamá y Costa Rica y desde Bs 129 en Bolivia, con 7 días de prueba sin tarjeta; WhatsApp se activa al elegir tu plan.